Dossiers de santé de la famille : retrouver les bons documents sans tout partager

Séparer les personnes, puis les usages

Nous proposons un classement distinct pour chaque membre de la famille, avec trois ensembles : documents médicaux, documents administratifs et actions à suivre. Les comptes rendus n’ont pas besoin d’être mélangés aux factures ou aux confirmations de rendez-vous.

Pour chaque fichier, conservez un nom sobre indiquant la date et le type de document. Évitez de placer un diagnostic dans un intitulé qui sera visible sur un écran partagé. Si deux documents portent le même nom, vérifiez leur contenu avant de conclure qu’il s’agit d’un doublon.

Sur petit écran, faites défiler le tableau horizontalement pour voir toutes les colonnes.

Ne pas appliquer une seule durée à tous les papiers

Service Public indique une conservation permanente pour les carnets de santé ou de vaccination et certains documents médicaux utiles dans la durée. Les justificatifs de remboursement ou factures suivent d’autres délais. Les règles varient selon le document et parfois l’organisme.

La durée pendant laquelle un document est conservé n’est pas la durée pendant laquelle une prescription reste utilisable. Une ancienne ordonnance peut avoir une valeur d’historique sans autoriser à reprendre le traitement. Vérifiez le cas précis avant de détruire une pièce ou de vous appuyer dessus.

Références : Service Public — durée de conservation des papiers.

Mon espace santé complète les dossiers des soignants

Service Public précise que Mon espace santé ne remplace pas les dossiers tenus par les médecins et les établissements. Il permet de regrouper des documents, mais un document absent doit parfois être recherché auprès du professionnel concerné.

Dans Mon espace santé, les accès dépendent du métier du professionnel et des autorisations. Il est possible de masquer des documents ou de bloquer certains accès ; des exceptions existent notamment pour l’auteur du document et l’administrateur désigné. L’historique permet de consulter les actions réalisées.

Notre contrôle proposé après un ajout : ouvrir la pièce pour vérifier sa lisibilité, le nombre de pages et le profil choisi. Une photo floue ou un résultat rangé dans le profil d’un autre enfant peut donner une impression trompeuse de dossier complet.

Références : Service Public — dossier médical ; Assurance Maladie — accès aux données de Mon espace santé.

Protéger les accès autant que les fichiers

La CNIL recommande un mot de passe propre à chaque service et l’usage d’un gestionnaire pour conserver des secrets longs et différents. Elle recommande également d’activer l’authentification multifacteur lorsqu’elle est proposée. Un code de connexion reste confidentiel : il ne se transmet pas à une personne qui appelle en se présentant comme un support.

Pour votre organisation personnelle, nous conseillons aussi de vérifier le verrouillage du téléphone ou de l’ordinateur et de savoir comment récupérer l’accès en cas de perte de l’appareil. Ne laissez pas une copie du dossier dans les téléchargements d’un ordinateur partagé. Le papier mérite lui aussi un emplacement réservé.

Références : CNIL — conseils pour les mots de passe ; CNIL — authentification multifacteur.

Transmettre le nécessaire, pas toute l’histoire familiale

Notre méthode de partage comporte quatre vérifications : quel document est demandé, pour quelle personne, à quel destinataire et par quel canal accepté par le professionnel ? Relisez le destinataire avant l’envoi. Une pièce envoyée au bon cabinet peut quand même concerner le mauvais membre de la famille.

Si vous aidez un adulte, définissez avec lui ce qu’il souhaite vous confier. Pour les mineurs, l’accès des représentants légaux connaît des exceptions protectrices du secret médical dans certaines situations. Le professionnel explique alors les règles applicables ; un classement familial ne doit pas les contourner.

Références : Service Public — secret médical du mineur.

Prévoir une courte mise à jour après un événement

Après une consultation ou une hospitalisation, nous proposons de ranger les nouveaux documents, d’identifier ceux qui modifient une consigne antérieure et de noter les résultats encore attendus. Ne réécrivez pas un compte rendu : conservez l’original et adressez les erreurs à son auteur.

Si vous ne retrouvez plus une pièce, gardez une trace de la demande de copie. Le but est de savoir qu’elle manque, plutôt que de remplacer son contenu par un souvenir. Un dossier fiable sait aussi montrer ses lacunes.

Questions complémentaires